Excel

Excelを組み合わせで使う

Excelを使うことが多く、仕事だけでなく、プライベートでも使っています。

プライベートで主に使っているのは、お金や時間の管理、タスク管理、メモほとんどをExcelでまとめています。

プライベートのExcelは自分用にアレンジしていますが、仕事で使う(会社用の)Excelは複雑にしすぎないよう心がけており、特にマクロは使わず、多少手間がかかっても、分かりやすい関数の組み合わせを意識的に使うようにしています。

Excelであえて組み合わせを使う理由


Excelは便利な反面、関数やマクロを使うためには多少なりのスキルが必要です。

Excelは良い意味で個性が強くなりやすいので、作り込み過ぎると自分しか使えない状況になるので、注意しなくてはいけません。

特に、会社で仕事をしているときに作りこみすぎると、仕事を引き継いだり部署内で共有することが難しい場合が出てきます。

私は、今は会社員をしていて、自分にしか分からない仕組みにならないよう常に気をつけながら作らないようにしています。

逆に、自分しか使わない物に関しては、徹底して作り込んでしますが。

Excelの組み合わせで気を付けていること


Excelでは、関数を使い、その関数も絞っています。

よく使う関数は、
・VLOOKUP
・SUMIFS
・COUNTIF
の3つ。

組み合わせて使う場合も、ひとつのセルに複数の関数が混ざらないように注意しています。

これは、Excelに慣れていない方に引き継ぐ際に困るため。

過去に自分が作り込んだExcelを引き継ごうとしたら、Excelの意味を覚えてもらわないと仕事が進まないことがあり、本当に必要な仕事の内容になかなかいけず、引き継ぐまで時間がかかってしまったことがありました。

特に退職で引き継ぐ場合は、Excelが壊れた場合に直せないリスクもあるのでできるだけ、シンプルにするように心がけています。

私の場合だと、複数の関数をひとつにまとめず、関数をあえて複数の列に分けるようにして、ひとつずつ覚えてもらうようにしています。

これであれば、理解もしやすく、理解が進んだ時点で合体させることも可能。

自分以外が使う可能性のあるものは、できるだけシンプルに作ることをオススメしています。

まとめ

Excelや資料作成も含めて、会社の場合は周囲に合わせる必要があります。スキルも経験もバラバラだからこそ、メリットもありますが、デメリットもあります。

特にみんな同じように出来る状態を作るためには、できるだけシンプルさが必要となるので、注意しましょう。

【編集後記】
昨日は、起業することを会社の上司に説明して、7月いっぱいになることを話しました。応援してくれていますが、無事に話が役員に伝わっていくか、まだまだ気は抜けません。

ABOUT ME
araihirofumi
経営者に寄り添う超経理をしている「新井 博文」です。 @hiro_araicom 経理歴10年、売上1,000万円~1兆円企業の経理をしてきました。 コツコツした作業や日々の振返り、記録と分析が大好きです。 『売上を伸ばしたいけどどうしたらいいか分からない』経営者の方を対象に、 売上がたっている理由を分析し、 どういう商品が稼ぎ頭になっているかを明らかにして、 次にとるべき行動が見えてくるように 数字で明らかにするお手伝いをしています。 現在は、副業で売上500万円~1億円超の個人事業主や法人向けに経理サポートを行っています。