Excel

仕訳のインポート使う関数

※インポートデータ

経理で仕訳するときは、Excelからのインポート処理を使っています。

特に、同じような仕訳や数字だけ変えて使う伝票、入力画面が見に行く場合には有効。

会計ソフトによっては、ひとつの画面で4行しか仕訳の入力ができず、4行ごとにページの切り替えをしないといけないものもあります。

そんなときはExcelのインポートは非常に有効なのでぜひ試してみましょう。

仕訳のインポートで使う関数

仕訳に必要なデータとして、
・日付
・勘定科目(通信費、支払手数料など)
・補助科目(通信費:電話代、通信費:インターネット代)
・課税区分
・金額
・消費税額
が最低限必要になってきます。

会社によっては、
・部門
・取引先
・などが追加で入力する会社もあるのではないでしょうか。

仕訳データを作るときによく使う関数は次のようなものがあります。

①日付を表示する関数:DATE

経理がよく使うExcelの関数のひとつに、日付に関わる関数があります。

日付は仕訳で必須項目のひとつでもありますが、仕訳以外でも日付に関わる関数を使う方は多いのではないでしょうか。

特に、サイトや銀行のデータをダウンロードすると、日付がサイトによって統一されておらず、日付の形式になっていないこともあります。

私が使っている銀行だと、入金明細をダウンロードすると、
・楽天銀行:20210101 ⇒文字列になっている
・りそな銀行:2021 4 27 ⇒セルが分かれる
など使い勝手は良くありません。

そこで、関数を使って日付に変換するようにしています。

楽天銀行の場合は、A1に日付のデータが入っているので、B1に関数を入れて、
[A1のセル]   [B1のセル]                変換後のデータ
 20210101 ⇒ =DATE(MID(A1,1,4),MID(A1,5,2),MID(A1,7,2)) ⇒  2021/1/1

りそな銀行の場合はセルが分かれて出てくるので、D1に関数を入れて、
[A1][B1][C1]  [D1のセル]     変換後のデータ
2021  01  01 ⇒ =DATE(A1,B1,C1) ⇒  2021/1/1

日付に変換しないとインポートがうまくいきませんので、まずはここから始めてみましょう。

②文字数をそろえる:TEXT(A1,”000″)

仕訳に使う勘定科目は、数字で入力でインポートするソフトが多く、
・001=現金
・002=普通預金
など、現金と文字でデータを作ってもインポートされません。

ここで問題なのが、「001」と3文字で表示しないといけないこと。

Excelに普通に入力すると、001⇒1と変わるので、3文字にするために関数を使って変換しています。

使っているのは、「TEXT」。

例えば、
001=現金
の場合、通常は「001」と入力すると「1」となってしまいます。

「’」(アポストロフィという名前)を入れれば「’001」と入力すれば、「001」と変わりますが、毎回入れるのは手間なので、

[A1のセル]   [B1のセル]    変換後のデータ
  1     ⇒ =TEXT(A1,”000″)    001

と関数を使って、3文字にしています。

③その他

他にもよく使う関数として、
・行を表示:=ROW():仕訳の行数を表します
・文字数を数える:=LEN(A1):摘要の文字の制限がある場合
・VLOOKUP(A1,範囲,列,0):チェック用に科目を表示させる
があります。

まとめ

インポート処理はいちど作ってしまえば、会計ソフトで仕訳を入力するより簡単にできます。

毎月同じような仕訳ある場合や、ソフト上、入力がしにくいものがあれば、ぜひ挑戦してみましょう。

インポート処理には費用も掛からず、Excelだけで始めることがでいますので、試して頂ければ。

【編集後記】
昨日は、雨のためママチャリで通勤。自転車用のカッパが本格的に必要かなと。継続的に使うなら、いいものが欲しいですし。平日毎日のBlogもかなり慣れてきたましが、油断できない日が何日かあったので、時間配分をもういちど見直す予定。

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araihirofumi
経営者に寄り添う超経理をしている「新井 博文」です。 @hiro_araicom 経理歴10年、売上1,000万円~1兆円企業の経理をしてきました。 コツコツした作業や日々の振返り、記録と分析が大好きです。 『売上を伸ばしたいけどどうしたらいいか分からない』経営者の方を対象に、 売上がたっている理由を分析し、 どういう商品が稼ぎ頭になっているかを明らかにして、 次にとるべき行動が見えてくるように 数字で明らかにするお手伝いをしています。 現在は、副業で売上500万円~1億円超の個人事業主や法人向けに経理サポートを行っています。