日々のタスクや情報が増えていく中で、「あのデータどこだっけ？」と探す時間が積み重なると、膨大なムダになります。
私はすべての情報を“ひとつの場所に集約して管理する”ことで、この問題を解決しています。
1. 情報を一元管理することで探す手間がゼロに
私は日記、お金の記録、トレーニングメニューなどをすべて1つのExcelファイルにまとめています。
スケジュールはGoogleカレンダーに統一し、打ち合わせ・やることリスト・レース日程まで全てを一括で確認できるようにしています。
一元化することで、複数のアプリやファイルを行ったり来たりする必要がなくなり、頭の中もすっきり整理されます。
「探す」より「検索する」設計で時間短縮
以前の私は、ファイルにきれいな名前を付けたり、番号を細かく振って整理していました。
しかし、実際には「検索で探す方が早い」と気づき、今の方法に切り替えています。
現在は、すべてのファイルをDropboxにまとめ、ファイル名には大まかなルールだけを設定。
分類や整頓に時間をかけず、「検索に引っかかるキーワードを入れる」ことを意識して管理しています。
この方法なら、膨大なファイルがあっても迷うことなく目的のものにすぐたどり着けるので、結果として、整理にかかる時間も、探すストレスも激減しました。
見た目より“アクセスの速さ”が重要
一箇所に集約すると、見た目上はごちゃごちゃしているように見えるかもしれません。
しかし大切なのは「どこにあるか」よりも「すぐに使える状態」であること。
管理場所が複数あると、それだけでリスクも増えます。一つにまとめておけば、万一の時のバックアップや復旧も簡単ですし、情報漏れの心配も減ります。
まとめ：整理整頓より、“一箇所に集約して検索できる仕組み”を作る
情報を増やさないことはできませんが、管理方法は選べます。
完璧に整理整頓するよりも、まずはすべてのデータを一箇所に集め、「検索すればすぐ出る」状態をつくること。
これが、日々の業務や生活の生産性を大きく高めるポイントなので、試してもらえたら。