経理

新しいソフトの導入するなら考えておきたいこと

会計ソフト、給与計算ソフトの導入を考えるときは、複数の選択肢を持つこと、業務の見直しをすることを意識しています。

最近は、インストールするタイプとクラウドで使えるタイプの両方があり、種類も増えているので、どれがいいか迷う方も多いのではないでしょうか。

これまで、会計ソフトの導入(すべて異なるソフト)を5社、給与ソフトの導入を1社行ってきた経験から、ソフトの導入するときに考えておきたいことをまとめてみました。

会計や給与ソフトの導入を検討している方の参考になれば。

ソフトの比較の前にしておきたいこと

ソフトの導入前に考えておきたい3つのこと。
①アウトソーシングの検討
②必要な機能を確認
③汎用性の確認

①アウトソーシングの検討

自社にソフトを導入すると、導入時はもちろん、継続的なリソースが必要になってきますので、そこにかけるリソースがあるか確認して、ない場合はアウトソーシングも検討にいれておきましょう。

最近は、仕事のアウトソーシングも多くなってきており、特にバックオフィス業務では、部分的なアウトソーシングをすることもできます。

自社でやる必要がないことや、こなすリソースが不足している場合は、いったんアウトソーシングをして、そのあとで社内に戻す方法もあります。

まずは自社でするか、アウトソーシングするか検討してみましょう。

②自社に必要な機能を確認

自社ですることが決まったら、次に、自社で必要な機能を確認しましょう。

・必要な帳票
・データの抽出
は、会社の管理方法や業種によって異なる部分もあり、すべてのソフトに必要な機能があるとは限りません。
自社で必要な機能が、見つからないこともありますが。。

必要な機能を洗い出しておくことで、業務の改善にも役立ちます。

例えば、いま使っている帳票であっても、
・本当に必要なものか
・無くすことはできないか
・複数ある帳票をまとめられないか
など、仕事の見直すこともできますので、いちど必要な機能、帳票などを書き出して、本当に必要なものを確認してみましょう。

③汎用性の確認

ソフトはパッケージで作られているため、自社にとって必要な機能がない場合もあります。

その場合は、
・代替案の検討をするか
・すでにある機能を使ってできないか

代わりになるようなものがない場合は、必要なデータをエクスポートして、加工することができれば、自社オリジナルの帳票の作成も可能になります。

そういった意味では、機能として備わっていなくても、汎用性のあるソフトを選ぶのも手のひとつ。

私が直近で導入した給与ソフトも、汎用性の高さを評価して導入しました。

担当者との相性も確認

ソフトの導入では、担当者との相性も大切になってきますので、選ぶ基準のひとつに入れておきましょう。

ソフトの導入から軌道に乗るまでは、ある程度の期間がかかり、軌道に乗ってからも、分からないことが出たときなど、担当者とやり取りをする機会もあります。

だかこそ、担当者との相性も大切で、
・問い合わせに対する対応
・商品の疑問に対する返答
・見積もりの出てくるタイミング
など、導入を検討する段階でも、いくつかやり取りはあるので、そこを含めて考えておく必要があります。

もし、どうしても導入したいソフトがあり、担当者とだけ合わないと感じたら、別の会社で同じ商品を扱っていないか探すのも手。

ソフトの導入は労力がかかりますので、少しでも不安要素を減らしておきましょう。

まとめ

ソフトを導入するだけで問題を解決できることは少なく、運用をどのようにしくか考えた上で、導入を考える必要があります。

ソフトはあくまで手段のひとつになるので、全体の業務フローを考えたうえでアウトソーシングするのも手段のひとつ。

まずは、複数の選択肢を出して、業務の見直しをすることをおススメします。

【編集後記】
セルフマガジンを作っていますが、画像が足りません。普段はなんとなく写真を撮っていたので、今後は写真を撮るときに使い道も考えてみます。

【新体験】
・1日に必要な野菜の半分が入った弁当

ABOUT ME
araihirofumi
経営者に寄り添う超経理をしている「新井 博文」です。 @hiro_araicom 経理歴10年、売上1,000万円~1兆円企業の経理をしてきました。 コツコツした作業や日々の振返り、記録と分析が大好きです。 『売上を伸ばしたいけどどうしたらいいか分からない』経営者の方を対象に、 売上がたっている理由を分析し、 どういう商品が稼ぎ頭になっているかを明らかにして、 次にとるべき行動が見えてくるように 数字で明らかにするお手伝いをしています。 現在は、副業で売上500万円~1億円超の個人事業主や法人向けに経理サポートを行っています。