経理

【経理担当者向け】業務改善で現場へいく理由

経理に必要なスキルのひとつは、業務改善の力だと思っています。

経理は、数字を正しく処理するだけではなく、会社の業務が早く、正確に回るようにしていくことが求められます。

これまで業務改善をするときに最初にしたことは「現場へいく」こと。
これまで私は業務改善を進めるときは、できる限り現場へ行き、そこで現状の把握や、問題点を洗い出し、協力を得て改善を進めてきました。

そうは言っても、
・業務改善を経理はできない。
・業務改善に取り組んでも現場の方(営業の方)は協力的ではない。
・何から取り組んでいけばいいか分からない

そのように考えている、経理担当者の方もいるのではないでしょうか。

今回は、私が取り組んできた、業務改善で必要と感じた「現場へいく」ことの意味を書きますので、業務改善に取り組みたいと考えている方の参考になれば。

業務改善では現場へいく

私が取り組んできた改善としては、
●海外の取引先に対する債権管理の立案と構築:管理方法の構築と運用
●省エネ対策工事による補助金:約300万円の申請→収受
●固定資産管理の構築:1300個の固定資産台帳を精査
●フォルダの整理:198フォルダ→20フォルダに集約
●給与計算の内製化:アウトソーシング→内製化
●支払通知書作成の時間短縮:月間3時間→30分
●月次決算の早期化:10営業日→5営業日
●経理規程、旅費規程、慶弔規程の作成
●インターネットバンキングの導入
●会計ソフトの入替:5個
です。

これらの改善を進めるときにまず取り組んだのは、現場にいくこと。

特に、『海外の取引先に対する債権管理の立案と構築:管理方法の構築と運用』では、多くの方に協力を頂きました。

・海外の経理担当者
・営業部署
・通関業者
・取引先
など、一緒に改善に取り組んでもらえるよう、問題点と改善案を洗い出していきました。

国内であれば、難しい話ではないものですが、商品の流れやお金の流れ、言葉の壁もあり、最終的には1年ほどかかって完成しています。

現場がどのように動いているか、どのようなやり取りが発生しているか、ここを理解しないと改善は進みません。

だからこそ、ここを自ら作業ができるレベルにまで理解をして、自分の中に落とし込み、必要に応じて作業を一緒にするようにして、改善を進めています。

経理の悩みは現場の悩み

経理側が、月次決算を早くしたい、もっと効率的に進めていきたいと思っているのであれば、現場も同じように早く、ラクにしたいと思っているはずです。

そこの悩みを共有することで、経理の改善を現場の方も前に向きに取り組んでもらえると考えており、現場にいくことを最初の行動にしています。

経理が悩みは、現場の悩み。

悩みが同じなら、問題点も同じようなことである可能性が高く、業務のスタートである現場から改善をしていくことで、根本的な解決につながるのではないでしょうか。

現場の方は、日々の業務に追われている方も多く、改善に時間を作れない可能性もあります。だからこそ、経理から現場に出向き、経理側が主体となって進めていくことが大切になってきます。

現場が知らないこともある

以前、現場へ改善を提案すると、「こんな方法があるの!」と言われることがあります。

そのときは、現場側で入力している受発注のシステム。

現場側で、受発注の情報を入力して、チェックする場合でもデータを一覧で出す方法を知らず、担当者によっては画面でひとつずつ確認をしていました。

経理側で当たり前のように使っている仕組であっても、現場の方の全員が知っているわけではありません。

システムの導入のときは理解していたとしても、新入社員が入ったり、担当者が入れ替わることで、引継ぎがされない可能性もあります。

だからこそ、定期的な業務フローの見直しやマニュアルの作成も含めて、経理側から現場へアナウンスしていくことをおススメしています。

他の部署も含めて、仕事の全体がスムーズに流れているか経理側で確認してみましょう。

【編集後記】
昨日は、突然の雨にあってしまい、途中で雨具を購入。雨具をそのうち買わないといけないなぁと思っていたところでしたが、突然であったため欲しいものが見つからず、代替品として購入しました。
何事も、早めの準備が大切と感じています。

【新体験】
・11品目サラダ:ファミマ
・フローズンキャラメルアイス
・カップヌードル味噌
・ジャパンで雨具の購入

ABOUT ME
araihirofumi
経営者に寄り添う超経理をしている「新井 博文」です。 @hiro_araicom 経理歴10年、売上1,000万円~1兆円企業の経理をしてきました。 コツコツした作業や日々の振返り、記録と分析が大好きです。 『売上を伸ばしたいけどどうしたらいいか分からない』経営者の方を対象に、 売上がたっている理由を分析し、 どういう商品が稼ぎ頭になっているかを明らかにして、 次にとるべき行動が見えてくるように 数字で明らかにするお手伝いをしています。 現在は、副業で売上500万円~1億円超の個人事業主や法人向けに経理サポートを行っています。