個人経理

個人事業主の確定申告で準備しておきたい資料

確定申告では様々な資料が必要になってきます。

年に1回しかないからこそ、資料のヌケやモレが発生しやすいため、個人事業主(フリーランス)の確定申告(青色申告)で準備しておきたい資料をまとめてみました。

※個人事業主(フリーランス)で事業収入がメインの申告内容として記載しています。

個人事業主の確定申告で必要な資料

確定申告で必要な資料をまとめると次のようなものがあります。

〇収入の資料

  • 決算書
  • 賃貸契約書(事務所や駐車場など)
  • 支払調書
  • 給与明細

〇控除の資料

  • 社会保険料(健康保険・年金)
  • 小規模企業共済等掛金
  • 生命保険料
  • 地震保険料
  • 寄付金(ふるさと納税)
  • 住宅ローン

資料は紙で届くものあるため、紛失しないように注意しましょう。

収入の資料

決算書

個人事業主として仕事をしているなら、決算書は欠かせません。

決算書は1年間の売上や経費を経理したもので、事業のお金の成果を表すものとなります。

そのため、1年分の経理をまとめてしようとすると膨大な時間がかかるため、私は日々経理をしています。

今(2月)になって慌てて思い出しながら経理するのではなく、日々の習慣として済ませておきましょう。

賃貸契約書(事務所や駐車場など)

事務所や駐車場を借りている場合は、
・支払先の住所と氏名
・賃借物件の種類(土地や建物)
・本年中の賃借料・権利金等
・賃借料のうち必要経費算入額
を記入する必要があります。

この中でも、下記の3つは経理をしていれば分かります。
・賃借物件の種類(土地や建物)
・本年中の賃借料・権利金等
・賃借料のうち必要経費算入額

ただ、確定申告ではこれ以外に、
・支払先の住所と氏名
も必要になってくるため、賃貸借契約書を準備しておきましょう。

ちなみに、支払先とは賃貸契約書でいうところの『貸主』に当たります。

支払調書

支払調書は、取引先(お客さま)から送られてくるもので、自分(私)に対して、いくらの支払いをしたか、源泉徴収をしているかが記載されています。

ただし、支払調書の発行義務は、取引先(お客さま)にはないため手元に届かないこともありますので、ご自身でも支払われた金額と源泉徴収された金額は経理しておきましょう。

源泉徴収をされている場合は、確定申告書に取引先(お客さま)の
・支払先の住所と氏名
・電話番号
が必要になるため事前に情報を集めておくことをおススメします。

給与明細

給与明細は、基本は会社に勤めていた場合にもらうものなので、個人事業主にはありません。

ただ去年独立した方の場合は手元にあるはずです。

通常だと退職後すぐに届きますが、手元にない場合は給与担当者の方が忘れている場合もありますので、届かない場合は、確定申告までに入手しておきましょう。

控除の資料

確定申告で控除を受けるには、それを証明する資料が必要です。

主なものとして、前述の
 社会保険料(健康保険・年金) 
 小規模企業共済等掛金控除
 生命保険料
 地震保険料
 寄付金
 住宅ローン
があります。

社会保険料(健康保険・年金) 

社会保険料は、国民健康保険や国民年金があります。

支払った金額は、支払証明書が市役所からハガキで届きますので、紛失しないように注意が必要です。

小規模企業共済等掛金控除

小規模企業共済やiDeCo(個人型確定拠出年金)も社会保険料と同じように証明書が届きます。

これも社会保険料と同じように年内に支払った金額が記載されており、支払う予定の金額は控除に金額に含めないため注意が必要です。

生命保険料、地震保険料

生命保険料や地震保険は、保険会社から証明のハガキが届きます。

このハガキでよく勘違いがあるのは、ハガキの発送時点で支払った金額と、年内に支払う予定の金額の両方が記載されていること。

年内に支払った金額を確定申告書に記入するため、注意しておきましょう。

寄付金

寄付金で最近増えているのは、ふるさと納税ではないでしょうか。

寄付金の控除は、年内に支払った金額が対象となり、年内に支払いが終わらなかった場合は控除の対象になりません。
支払いが終わったかどうかは、「自治体の寄附受領日」によるため、銀行振込や専用用紙による払い込みをすると、処理の都合で実際に支払った日と受領日がズレることがあります。

寄付金の控除を受ける方は、「自治体の寄附受領日」が年内になっているか確認しておきましょう。

※クレジットカードを利用した場合は、決済が完了した日時に受領という扱いになることが基本となります。

ふるさと納税では、『ワンストップ特例制度』という制度がありますが、個人事業主は対象外。

ふるさと納税のワンストップ特例制度とは、
・ふるさと納税以外の確定申告が不要な給与所得者(会社員など)の方
・1年間(1月~12月)でふるさと納税の寄附先が5自治体以内である方
が使える制度で、上記の2つを満たせば確定申告が不要となるもの。

個人事業主の方は確定申告が必須であるため、対象外となっています。

住宅ローン

住宅ローンの控除を受ける方は、1回目の確定申告で証明書をもらっているはずなので、証明書を見ながら記載しましょう。

まとめ

確定申告は年に1回しか行わない作業であり、日々の経理だけではなく、取引先や公的機関から届く証明が必要となります。

そのため、証明書が届かなかったり、紛失する可能性があります。

年に1回のこととはいえ、個人事業主の方はそこそこの時間を使うことになるので、効率化して手間を省いた上で、早めに取り組んでいきましょう。

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araihirofumi
経営者に寄り添う超経理をしている「新井 博文」です。 @hiro_araicom 経理歴10年、売上1,000万円~1兆円企業の経理をしてきました。 コツコツした作業や日々の振返り、記録と分析が大好きです。 『売上を伸ばしたいけどどうしたらいいか分からない』経営者の方を対象に、 売上がたっている理由を分析し、 どういう商品が稼ぎ頭になっているかを明らかにして、 次にとるべき行動が見えてくるように 数字で明らかにするお手伝いをしています。 現在は、副業で売上500万円~1億円超の個人事業主や法人向けに経理サポートを行っています。