経理のミスをなくす工夫

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経理を10年していますが、ミスを全くしないかと言われると、そうでもありません。

人は(自分も含め)、うっかりミスをしてしまうものと考えており、それを防ぐために処理後のチェックと合わせて最終的なチェックには、チェックリストを使ってミスを防いでいます。

特にひとりで経理をする場合には、確認してくれる方はおらず、自分が入力者であり、チェック者でもあるので、ミスをなくす工夫は欠かせません。

昨日も、うっかりミスが2件。

チェックリストで発見できたので助かりました。

・チェックリストは第3者の目

経理の仕事は、毎日、毎月、毎年と繰り返し行う業務と、そのとき1回だけしか行わない業務があります。

1回しかしないものほど、慎重になるため、事前にしっかり調べた上で処理を行い、何度もチェックするので、ミスが起こりにくいのですが、定期的に発生する業務だと感覚でやってしまう(やれてしまうこ)ことがあり、ミスも起こりやすくなります。

人間は慣れてくると油断してしまい、意識しているつもりでも実際は意識ができていないことが多く、このような時にミスの発生率は上がます。

これを防ぐために、定例的な業務にはチェックリストを活用。

チェックリストを作成しておくと、業務の延長で確認する感覚とは違い、第3者の目でチェックする意識を持つことができ、客観的な目線で見ることができるのでオススメです。

チェックする時間帯でオススメは“朝”です。

朝だと、頭の疲労も少なく、クリアな状態でチェックできるので、チェックするなら朝がいちばんオススメの時間帯と言えるでしょう。

・チェックリストに何を入れるか

チェックリストに入れる項目で、いちばん重要な項目は「過去のミス」。

人間は1度ミスをすると、同じミスを繰り返す可能性が高く、2度目がないとい思っても、しばらくすると同じミスが出る可能性は高いです。(2度しない方もいるかもしれませんが)

1度ミスをすると、しばらくは意識できるかもしれませんが、それに慣れてくると無意識になってきて、同じミスが出てきます。(テストでも忘れた頃に同じミスを繰り返していました。)

「過去のミス」は最重要項目として、チェックリストに入れておきましょう。

・まとめ

いつもと違う仕事、初めての仕事をするときは、慎重になりますが、継続的な仕事だとうっかりが発生しやすく、年に1回しかしない決算だと忘れていることともあります。

しかも、ミスした瞬間は気づかず、後から気づくことも多いです。

だからこそ、チェックリストを作成して、チェック者という立場(目線)を持って処理内容を確認してみてはいかがでしょうか。

ミスは起こるものと考えて、経理に取り組んでいきましょう。

【編集後記】
今週は会社で会計監査を受けていますが、質問者の言葉に「ん??」と思うことがいくつか。
質問力も磨いていかないといけませんね。

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