経理の改善

経理担当者向け:業務改善は小さく始めてみる

業務改善は小さく始めていくことが必要だと思っています。

理由は、周囲の協力が必要になるからです。

ひとり社長として仕事をしているなら、自分が思ったときに、いま困っていることの改善をすれば済みますが、ひとを雇っていたり、会社勤めをしている場合はそうもいきません。

自分だけが動いても、周囲が動かず改善が進まないことや、無理やり進めた結果、周囲との温度差が出て、うまくいなかいこともあるのではないでしょうか。

周囲と一緒に業務改善を進めていくなら、まずは小さく始めてみましょう。

現状維持バイアス

業務改善を小さく始めるのはなぜか?
冒頭に書いた通り、周囲の協力が必要になることが原因です。

では、なぜ周囲の協力が得られないか。

本来、改善は業務効率が上がり、仕事をラクにするための行動ですが、なかなか協力が得られないこともあるのではないでしょうか。


私自身、これまでの業務改善の中で、始めから協力を得られたこともあれば、最初はなかなか進まなかったこともありました。

この、進まない理由を考えてみると、ヒトは現状から変わりたくないと思っている、ことだと思っています。

これは『現状維持バイアス』と言われており、その奥には
・リスクを避けたい
・自分を守りたい
という心理が働いて、いまの状態を維持しようと動いていること。

何かを変えることは、変化を起こすということであり、そこには失敗のリスクがあります。さらに、変化をすれば現状より悪くなる可能性も出てくるので、ヒトは無意識にこれを避けようと行動しまうこともあります。

ただ、現状維持では良くなることはなく、リスクを負ってでも変化をして、改善しなくてはいけないこともあるのではないでしょうか。(大きなリスクは避けたいですが。)

そこで必要となるのが、小さく始めてみること。

小さく始めた業務改善『フォルダの整理』

業務改善は何かしらの変化が出てきます。これを避けようと動く方もいますので、まずは小さく始めることをおススメします。

例えば、転職して私が最初に取り組んだことは、部署内の「フォルダ整理」。

ファイルがどこに保存されているか、使っている本人は分かっていいても、同じ部署の他の方が使おうとするとなかなか見つけられず困っていました。

当時は、入社して半年ほどのときで、これから業務改善を進めていこうしていた段階でしたが、すぐに大きなことをしても上司と先輩しかない中では簡単に進めることは難しいと思い、小さく始めることにしました。

実際に取り組んでみみると、みんなは前向きに動いてくれ、業務時間外にも関わらず、毎回全員(9名)参加で進めることができ、最終的には第一領域に7,377個あったフォルダを20個までまとめています。

フォルダ整理は大きな変化をもたらすものでもなく、改善としては大きくないかもしれませんが、最初の取り組みとしては大きな効果が得られたと感じています。

まとめ

業務改善を始めるときは、まずは変化すること体験してもらうことだと思っています。小さな変化を何度か経験することで、大きな変化にも対応できるようになります。

私の場合は、それをフォルダ整理で始めて他にもいくつか試していました。
結果的に、部署全体に改善意識が生まれてきて、業務改善も進みやすくなっています。

小さなものだと、部署内の連絡ツールの整備や書類のデータ化。
大きなところでは、給与計算の内製化や給与明細のWeb化、動画マニュアルの作成など。

まずは、困っていないけど、この改善すると助かるなと思うくらいの小さな改善から進めてみましょう。

【編集後記】
昨日は、ロードバイクの備品をいくつか購入。今年はいくつか挑戦してみます。私は雨と寒さはダメなので、夏場限定ですが。

【新体験】
パイの実:カラメルプリン
爽:ティラミス

ABOUT ME
araihirofumi
経営者に寄り添う超経理をしている「新井 博文」です。 @hiro_araicom 経理歴10年、売上1,000万円~1兆円企業の経理をしてきました。 コツコツした作業や日々の振返り、記録と分析が大好きです。 『売上を伸ばしたいけどどうしたらいいか分からない』経営者の方を対象に、 売上がたっている理由を分析し、 どういう商品が稼ぎ頭になっているかを明らかにして、 次にとるべき行動が見えてくるように 数字で明らかにするお手伝いをしています。 現在は、副業で売上500万円~1億円超の個人事業主や法人向けに経理サポートを行っています。