効率化

ひとつのメッセージにこだわるために実践していること

※メール

今はメッセージ(メールやチャット)で連絡することがほとんどになりました。

以前は、電話が主な連絡手段でしたが、ここ3年ほどはメッセージのみで連絡をしています。(メッセージを送れないところもありますが。。)

メッセージ

メッセージはメールlだけではなく、いまはチャットやラインを使っている方も多いのではないでしょうか。

メッセージは簡単に送れる反面、時間を使いすぎてしまうこともあります。過去に、数時間メッセージをやり取りしたこともありました。

だかこそ、ひとつのメッセージにこだわって送るようにしています。
・メッセージの往復を減らす

メッセージの往復が増えるとお互いに時間を取られてしまいます。お客さまや取引先さまの時間を奪うことがないように、気を付けているのは次のようなことがあります。

①結論の明確化

メッセージを長く書いても結論が無いと読みにくくなるので、結論を示すようにしています。

よく使う方法としては、【結論】と最初に書いて、そのあとに説明をしていく方法。

先に説明が必要な場合は、結論を書くときに、【結論】を表示させて目立つようにしています。

②日程調整は先に候補を提案

日程調整に苦労している方も多いのではないでしょうか。

私は平日の日中は会社にいるため、時間が合わせにくいこともあるため、日程調整では時間が掛かっていました。

過去には、いくつか候補日をもらって、全てダメだったということも。

今は先に候補日と時間帯を複数出しておき、選んでもらうようにしています。

③複数人との連絡はグループでやり取り

複数人とのやり取りはグループでやり取りをしています。

基本は、社長とマンツーマンで仕事をするのがメインですが、複数人とのやり取りが発生する場合は、メールで全員に一斉送信としたり、チャットを使うときはグループチャットを利用。

全員に情報が伝わるようにすることで、情報共有に時間をかけないようにしています。

④ファイルの共有

ファイルの共有では、添付ファイルとして送ることもありますが、必要に応じてGoogleドライブやDropboxを使って共有をしています。

これをすると、ダウンロードする手間が省けることと、スマホでサッと見ることができるので、ファイルを共有するときはおススメの方法なので、試していただければ。

メッセージが向かないこと

メッセージは連絡したり、情報共有には向いていますが、相談や提案には向いていないと考えています。

とくに、意思疎通が必要な場合にメッセージを使うと、何度も往復が発生してしまいます。

更に、改善や提案を伝えるときは、書き方によっては冷たく感じてしまう場合もあるので注意しましょう。

私は、改善や提案事項については、対面かZOOMを利用するようにしており、意思疎通をスムーズに的確に伝わるようにしています。

メッセージは便利な反面、情報量が少なくなることもあるので、必要に応じて使い分けることが必要ではないでしょうか。

まとめ

メッセージは簡単に送れるからこそ、そこにこだわりや相手の手間を省くことが欠かせません。

ちょっとしたことですが、そこにこだわることで、メッセージの往復が減ったり、効率化できるなどのメリットはあり、結果的に双方にメリットが生まれます。

ひとつのメッセージにひと手間を加えることにこだわることで、更にメッセージを使うメリットが大きくなりますので、試していただければ。

【編集後記】
昨日は、年次決算の税理士対応(個人事業)、所得拡大促進税制の計算と控除額の確認(会社)。会社の年次決算も終わり、これで引継ぎはすべて終了しました。あとは、税理士の監査対応と申告のみです。

【新体験】
チップスターのゴマ油

【独立まで16日】

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araihirofumi
経営者に寄り添う超経理をしている「新井 博文」です。 @hiro_araicom 経理歴10年、売上1,000万円~1兆円企業の経理をしてきました。 コツコツした作業や日々の振返り、記録と分析が大好きです。 『売上を伸ばしたいけどどうしたらいいか分からない』経営者の方を対象に、 売上がたっている理由を分析し、 どういう商品が稼ぎ頭になっているかを明らかにして、 次にとるべき行動が見えてくるように 数字で明らかにするお手伝いをしています。 現在は、副業で売上500万円~1億円超の個人事業主や法人向けに経理サポートを行っています。