経理を始めて5年くらいほど経ったときに周囲を巻き込んでの改善に取り組みました。
このときに感じたのは、ひとりで取り組む改善と複数人で取り組む改善では、方法が違うということ。
特に、複数の部門が関わったり、外部の方も一緒に取り組む改善は、ひとりでと取り組む改善とは異なり、周囲との連携も欠かせません。
今回は、3か国間貿易の経理業務を改善したときのことを書いてみます。
周囲を巻き込んでの改善
ひとりで改善をするときは、周囲との連携や調整も必要ありません。
改善方法も自分だけが分かれば問題なく、スピード感も自分のペースできます。
ただ、周囲を巻き込んで複数人で改善をするときは、周囲との連携や調整が出てきます。
ここが得意な方はいいのですが、私のようにひとりを好む方は、苦戦するのではないでしょうか。
私が3か国間貿易の経理業務を改善したときは、
・通関業者：1名
・他部署：2名
・海外工場：2名
・経理：1名
の6名が関わることになりました。
周囲を巻き込んでいくために、改善より先に周囲に動いてもらえる状況を作らなくてはいけません。
そこで、取り組んだのが、問題点の洗い出しと個人のメリット、会社のメリットでした。
①問題の洗い出し
当時3か国間貿易に携わっていたのは私ではなく、別の担当者がおり、取引きの内容や事務所の方法を詳細に確認して、問題を洗い出していきました。
この辺りも、自分でやっていることだと自分で把握できますが、他の方がしている業務を理解するところから始めなくてはいけないと、時間が思った以上にかかります。
②個人のメリット
相手に動いてもらうには、相手のメリットを示すことが必要です。
担当者の仕事が減ったり、残業がなくなるなど、相手のメリットが分かる形で提示することができれば、協力が得られやすくなります。
特に経理が取り組む改善は、経理だけのメリットや会社だけのメリットに見えやすい傾向があるので、他部署への協力を依頼するときは注意しておきましょう。
③会社のメリット
会社へのメリットを示すことも欠かせません。
特に、上司と話をするときは会社へのメリットを伝えると協力が得られやすくなります。（協力してもらえない場合もありましたが）
会社へのメリットでは、経理部門だけのメリットを超えて、会社全体の効率化や経営へのメリットを伝えることができれば、上層部（社長も含めて）の方も動いてくれるはずです。
もし直属の上司が動かないときは、こっそりと上層部へ伝えてみましょう。
周囲を巻き込んだ経験
このときの改善の大きな違いは、社内だけでは解決できないこと。
当時は、ZOOMもなく簡単に全員で集まって話をすることもできません。
海外とのやり取りは基本はメールでときどき電話です。
そのため、海外事情が分かっている通関業者の方にも来ていただき、現地の状況を確認、改善案の作成まで一緒にしてもらった上で、海外へ連絡。
片言の英語と片言の日本語でやり取りを行い、何とかうまく通じて業務フローも改善。
結果的に数カ月で改善できましたが、
・通関業者：1名
・他部署：2名
・海外工場：2名
・経理：1名
を交えての改善だったこともあり、やり取りには苦戦しました。
ただ、この経験では、周囲を巻き込んでいくために必要なことを経験できたことでもあります。
まとめ
改善で周囲を巻き込むとなると、自分が手を動かすだけではなく、立ち回りや周囲の配慮も必要になってきます。
ここは会社特有のデメリットでもありますが、ひとりでできないことをするには、巻き込む力も必要と考えており、そのスキルは他の場面でも役に立つことは多いのではないでしょうか。
周囲を巻き込んで何かをするときは、相手のメリットと会社のメリットの両方から考えていくことをおススメします。
【編集後記】
昨日は、会社の改善事項の打ち合わせ。結構なボリュームが多くなりそうで、退職までは間に合いそうにありませんが、できる限りのことを残そうかと。
年次決算を開始。今のところは順調に進んでいて安心していますが、最後まで注意しつつ。夜はBlogのみ。
【新体験】
ダブルベリーヨーグルトアイス
【独立まで23日】
