個人経理

元旦決算(確定申告準備)を終わらせるために必要なこと

元旦の6時26分、個人の決算である、確定申告の資料を完成させました。

昨年(2019年分)の確定申告期間は2020年2月17日(月)から3月16日(月)ですが、提出期間を待っていると既に2020年は1カ月半過ぎていることになります。

 

個人事業だと確定申告が終わった時点で昨年の仕事が完了することになると考えており、元旦であっても、この日の経費は2020年分なので、今年の事業を集中して進めていくためにも、昨年のことを早く終わらせて損はありません。

取引先からの請求書などが来ていない場合もあるので、早ければいいというわけではなく、自分でできる範囲(特に経費)は自分でできるので、必要な書類を待つのみの体勢を作ることがおススメです。

 

元旦決算を終わらせるために必要なことをまとめてみます。

1.元旦決算を終わらせるポイント

2.日々の記録に必要なこと

3.記録のために行動を変える

 

  

元旦決算を終わらせるポイントは3つ

①毎日記録する

元旦に決算を終わらせるためにいちばん重要なのが、『毎日記録する』です。

これを習慣づけることで確実に早くなります。

時々する、まとめてするというのでは早くならず、習慣にもなりにくいもので、結局まとめ年末にやろうとなってしまうと考えています。

毎日5分していても、年間にすれば30時間になり、年末だけでは当然終われません。

日々のちょっとした時間の積み重ねこそが、習慣になり、面倒を取り除いてくれます。

週イチ、月イチにまとめるなら、毎日やってみましょう。

②資料(領収書・請求書)の整理

近年は、クラウドソフトが出てきており、自動仕訳が可能なものもあるので、記録は効率化できるようになりました。

しかし、領収書や請求書は紙であり、完全に効率化するのは難しいです。

資料をスキャナ保存する方法もありますが、ハードルが高く現実的ではありません。

結局は資料は紙になるので、いかに簡単にするか工夫が必要です。

私の場合は、1か所に集め、まとめて1か所で保存しています。

レジで領収書をもらったら、名刺入れに集め、翌日にそれを紙にノリで張り、クリアファイルで保管しています。

集める場所から保管先まで決めているので、迷う必要も、無くす心配もありません。

場所をいろいろの変えることの方が紛失リスクが上がり、探すという行動も増えますので、1か所に収納→保管をしていきましょう。

③月次をしっかり行う

毎日記録をして慣れてきても、間違うこともあります。

年に1回だけの見直しだと、後で大変になるので月次で見直しを行い、記録ミス、モレがないか確認しておきましょう。

 

特に2019年分は、10月に消費税が10%に上がったことにより、軽減税率、キャッシュレス還元があり、レシートをぱっと見ただけだと金額を見間違える可能性が高いので注意が必要です。

毎月見直をしていけば、最後は1カ月分だけの見直しで終われます。

毎日と毎月はセットでやっておきましょう。

私の場合は、毎月1日に月次を行い、売上の請求書発行も同時にしています。

 

2.日々の記録に必要なこと

①記録する場所と時間を決める

何かをするときは、場所と時間を先に決めることで強制力が働きます。

いつしよう?

どこでしよう?

と考えていると、それだけで時間が過ぎていくので、最初に場所と時間を決めてしまいましょう。

 

私の場合だと、記録するのは『自宅で朝の歯磨き直後』と決めており、

起きる→歯磨き→記録→1日開始

という流れで毎日過ごしています。

1日が始まる前に記録が終わっているので、記録のことでは迷いがなく、すっきりとした状態で1日のスタートが切れています。(他のことで迷うことはありますが。。)

場所も自宅にすることで、領収書を広げても気にならず、必要な資料はすぐに保管でき、不要な資料はすぐに捨てられるので、自宅でやるようにしています。

 

人によっては、寝る前や昼休みなどでも構いません。
自分に合った場所と時間を決めて、毎日のスケジュールに入れることをお勧めします。

 

②資料の保管先を決める

資料の保管先を決めることで、見直し(月次・年次)が楽になります。

資料を探すというのは時間が取られ、すぐに面倒になり、やらなくなる理由につながりやすいので、見直しやチェックを楽にするためにも保管先を決めておきましょう。

私の場合は、目立つ色のクリアファイルを使って、目の届きやすい棚にしまっており、机から立たなくても届く位置に保管しています。

 

③記録も1か所で管理する

記録も1か所で管理しましょう。

私の場合、仕事のお金(事業)と家のお金(家計簿)を記録しているので、事業と家計を分けて管理すると手間が増えるので、自作のExcelを使い事業と家計簿をセットで記録しています。

これにより、記録する場所が1か所に集まるので「事業+家計」の全体や事業のみ、家計のみも簡単に見れるようになります。

 

事業と家計で記録を分けると、記録するときに切り替えが必要になり、分析でも切り替えが必要になってしまいします。

更に、個人としては事業にしろ、家計にしろ、イチ個人になるので両方の数字を知っておいてた方が、お金の改善や記録の修正もラクになるのでおススメです。

3.まとめ

お金の記録を毎日するのは面倒と感じる方もいるかもしれません。

実際に私は毎日やっていても面倒と感じています。

だからこそ、面倒なものと割り切って、いかに効率化できるかを考えるようにしています。

①記録は面倒と割り切る

実際に記録は楽にする方法はあっても、完全に楽にはなりません。

むしろ、面倒は前提にあるものの、結局はやらなければいけないものなので、いかに楽にするかを考えるようにしています。

 

②記録を効率化する

記録を効率化するには、毎日やって、1か所で(資料も記録も)管理して、見直す。

これが基本にあり、その他にも『行動を変えるのも手段のひとつ』です。

 

私の場合だと、記録を楽にするために、行動も変えています。

・現金支払いはしない
・同じ場所で買う
・同じものを買う(必要なもの限定ですが。。)

カード支払で、買う場所を同じにして、買うものを同じであれば、記録はかなり楽になります。
カード明細をCSVに落として、Excelと連動により自動で仕訳をすることも可能。

更に、無駄遣いもなくなり、時間も効率化させれるので、一石二鳥と考えています。

これは、減量のときに使っていた手法で、同じ食事を繰り返すと、カロリー計算が楽になり、必要な栄養素させ揃っていれば、味は二の次と割り切っていました。

これにより体脂肪率も7%未満になったので、一定の効果があったと言えます。

 

記録を徹底的に楽にするなら、行動もセットで考えてみましょう。

ABOUT ME
araihirofumi
経営者に寄り添う超経理をしている「新井 博文」です。 @hiro_araicom 経理歴10年、売上1,000万円~1兆円企業の経理をしてきました。 コツコツした作業や日々の振返り、記録と分析が大好きです。 『売上を伸ばしたいけどどうしたらいいか分からない』経営者の方を対象に、 売上がたっている理由を分析し、 どういう商品が稼ぎ頭になっているかを明らかにして、 次にとるべき行動が見えてくるように 数字で明らかにするお手伝いをしています。 現在は、副業で売上500万円~1億円超の個人事業主や法人向けに経理サポートを行っています。