効率化を個から全体へ

効率化を個から全体へ
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【昨日の運動】

腹筋20×3

懸垂3×3

30’JOG

 


・個人で経理業務を効率化


経理を効率化できるように実践している方は多いと思います。

 

特に経理では、数字を集計するときは会社や業種によって集計方法が異なり、会計ソフトでは対応できないことが多いです。そのために活用するのがExcel。

 

私は、仕訳、資金繰り、固定資産管理、受取手形管理、入金処理、相殺処理、債権管理は全てExcelで行い、会計ソフトは総勘定元帳と決算書を作るために利用しています。

原価管理ソフトもあり、これは管理会計ように使っています。

 

使っている会計ソフトは勘定奉行ですが、使い勝手は良くありません。

これまでも、「PCA会計」・「ICS」・「勘定奉行」・「TKC」と色々会計ソフトを使っていますが、実際にやりたい集計はできないことが多く、Excelを使って集計をしています。

 

Excelが便利なのは、自分で好きなように集計できる点です。例えば、固定資産管理は、200を超える資産があり、場所別、採算別に管理する必要があるので、ワンクリックで場所別・採算別の一覧や場がでるように工夫しています。

(Excelについては後日書きます。)

 

・自分の効率化に周りを巻き込んでみる


先日、業務の効率化をするために、自分だけではなく周りを巻き込んで効率化しようと取り組みを始めました。

 

対象は、所有資産と備品の棚卸。

年に2回棚卸を行っていますが、全国に27拠点もあるとその管理が非常にやっかいです。

 

棚卸と言っても、固定資産だけではなく、備品(社用車・ETCカード・給茶機など)、携帯電話、PC、プリンター、USBなど棚卸するものが非常に多く、私だけで効率化するには限界があり、備品を扱っている担当者とPCなどを扱っている担当者を集め改善案を作りました。

 

管理表の書式統一(今まで備品の中でも、契約先ごとに書式が異なる)

備品のレンタル・リースの新規契約・更新の場合の連絡方法の確認と変更

 

思った通りですが、昔のままを継続していることで、必要な情報・不要な情報が分からず、レンタルやリース契約の更新情報が欲しい方にいっていないことも判明。

 

・今思うこと


一人の効率化の方が圧倒的に楽ですが、周りを巻き込んで改善していくことで成果は大きい。一人でできることは改善していき、周りも少しずつ巻き込んでいくことも考えてみましょう。

もちろん、残業をしないことを前提にしてですが。
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