仕事に時間の区切りをつけて取り組むのは効率化のため

1日の時間は24時間という区切りがあり、そこで必ずリセットされます。

0時から始まって24時間経てば、次の0時が始まり、誰に対しても平等に進み、24時間を超えることはできません。

私は、24時間をどのように過ごしているか、何に使い、何に使わないようにするか考えるために24時間の時間の行動を記録しています。

特に重要にしていることは、仕事の時間を区切ること。

仕事の量を基準に「終わったら」とすると永遠に終わらない

仕事量を基準にして、

「ここまでできたら終了。」と決めると永遠に終わらなくなってしまいます。

仕事は時間があればあるほど、量が増えていきます(正確には増やしてしまう)。

イギリスの歴史学者であり、政治学者でもあるシリル・ノースコート・パーキンソンは、パーキンソンの法則で、「仕事の量は完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」と伝えています。

仕事を終わらせるためには、仕事の『量』で終わりを決めるのではなく、『時間』で区切ることがオススメです。

そのためには、自分の中で時間の把握が必要であり、時間を意識して区切ることが欠かせません。

学校の授業は量ではなく時間で区切っている

学校の授業は時間で区切られていました。

小学校から中学校、高校、専門学校でも授業はすべて時間で区切られており、授業の中身やボリュームにかかわらず時間がくれば終わります。

決められた時間の中で終わらせることが必須であり、私も教育実習で生徒を教えていきたときは、授業の流れを考えることに一番時間を使っていました。

それでも当日、すべて順調にいくこともまれなので、いかに余裕を持って終わらせるか、教えることはもちろん、伝えたいことも含めて、時間内に納めるが難しかったという印象が残っています。

仕事も時間で区切る

仕事も同じように時間で区切るようにしています。

会議でも、資料作成でも、決算でも、どんな仕事であってもまずは時間を決めること。

時間を決めることで、時間内に終わらせるためにどうすればいいか、長期プロジェクトになるなら、どこまでにどれだけ終わらせる必要があるのかを区切って進めていくことで、時間を強く意識でき、集中力も高まってきます。

時間の区切り方は、私の場合は、30分、60分、90分をひと区切りとしており、3時間かかる仕事の場合だと、90分×2、60分×3に区切り、間に10分~15分の休憩を入れて、一旦その業務から離れる時間を作っています。

区切る時間は人それぞれになりますが、重要なことは決めた時間が来たら、いったんはやめること。

仕事をいちどやり出すと、途中でやめるというのは苦しいときがありますが、これもひとつのトレーニングとしてやめる練習をしてみましょう。

まとめ

時間を区切ることは最大の効率化になると考えています。

時間があるとある分だけ使ってしまうのが人間。

何事にもリミットを決めないと取り組めないのは仕方なく、そこを直す努力よりも、自らリミットを作ることに力を注いだ方が早いと考えています。

24時間を区切り、時間が来たら別のことをすることで、脳への刺激と変化があるので停滞を防ぐこともできるので、仕事の効率化にオススメです。

【編集後記】

昨日はスキマを見つけてBlog。

昼からは明日のプレゼンの資料作成でした。

新しい会社で業務改革がどこまでいくか楽しみです。

【昨日の息子】

「今日はお父さんと寝る」と言ってくれる頻度が増えてきました。

しかし、実際に眠くなるとお母さんの方へ。。。

本能ですね。

【1日1新】

業務改善資料

予算実績管理表考案