ファイルを探さない工夫。ファイル“保存にルール”を作る。

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【昨日の運動】
腹筋100回:京都マラソンまで11日

保存したデータを「検索」しないために、“保存ルール”を作っています。
ルールを作らないと「検索」に時間がかかり、効率は下がります。

ちょっとしたことでも、積み重なれば大きな時間。

データを検索しないようにするために“保存ルール”はおススメです。

・データに“ルール”を作る

仕事で作成する資料のほとんどがパソコンで作られており、私のように経理だと90%以上の資料はデータで作っています。(100%にならないのが悩みですが)

データは、Excel、Wordを中心に、ときどきPowerPointも使います。

これを会社で共有するために、同じフォルダに入れていくと、どんどんデータは増えていき、その量の多さを実感しにくいからこそ、簡単に増えていきます。

その結果、いざデータを使おうとすると、
探す→見つからない→同じものを作る、ということになってしまうことも。

これは、会社だけではなく、個人でも同じです。

私が個人的にデータで作っているものには
こづかい帳、ひと言日記、Blog、やらないことリストなどを全てExcelやWordで作っており、PDFファイルも含めると、保存データは200は超えています。

これらを検索することなく、すぐ使えるようにするために取り入れているのが“保存ルール”。

これを取り入れたことにより、効率化が進みました。

・保存ルールをどう作るのか。〇〇

“保存ルール”をどう作ればいいのか悩む方もいるかもしれませんが、私の場合は次のように決めています。

1. ファイルの種類に番号をつける
2. ファイル名の頭に番号を入れる
3. ファイル整理日を作る

1.ファイルの種類に番号をつける「採番表」

ファイルを種類によって番号付けすることで、フォルダの中で並び替えが簡単にできるようになり、探す手間を省けます。
※保存方法の前提は、フォルダは増やさないです。

私の採番表は、
1.実行中
2.施策中
3.参考資料
4.議事録
5.スライド(現在進行中のもの)
6.空き番号
7.空き番号
8.原紙(現在進行中のもの)
9.過去のもの
としており、よく使うものから順番に数字を付けています。

この採番表を作ることで保存する際に、素早く保存できるようになりました。

2.ファイル名の頭に番号を入れる

1.で作った「採番表」をもとに、ファイル名の頭に番号を付けています。
例えば、
1:私が毎日使う「こづかい帳、ひと言日記、Blog、やらないことリスト」
2.施策の資料
3.Blogに使う参考資料
4.セミナー、勉強会の議事録
5.セミナー、勉強会などのスライド

など、よく使う順番に番号をつけていくことで、素早く見つけることが可能です。

3.ファイル整理日を作る

古くなったファイルや、使わなくなった資料を捨てる作業も週に1度入れています。

これは、ファイルだけに限らず、ブックマークも同じ。

ついつい増えがちなブックマーク、登録の瞬間は必要でも使用後に不要となれば削除しておかないと、どんどん増えてしまい、探すことになってしまします。

ファイルとともに、ブックマークについても“ルール”を作り、捨てる日を決めておきましょう。

・まとめ

“保存ルール”を作り、探す時間をなくす。

探す時間は何の価値も生まず、効率化のカベになります。

以前は、目に見え、場所が必要となる紙だったので、見えやすかったのですが今はデータとなっており、その量に気づきにくくなっています。

知らず知らずにうちに増えるデータを整理して、効率化していくためにも、探す時間は減らすのではなく「なくす」と考えることが必要となります。

・ファイルが多い、
・検索をよくしている、してしまう
・どこにファイルがあるか分からない
と、感じたら、

1.ファイルの種類に番号をつける
2.ファイル名の頭に番号を入れる
3.ファイル整理日を作る
に取り組んでみましょう。

【編集後記】
実家の雪がすごいようで、地元では会社が休業になっているようです。
こんなときに、雪かきの手伝いができるといいのですが。

【昨日の息子】
お風呂は、パパと入る。ママと入る。と自分の意思が出てきています。
そのうち、「ひとりで入る。」となるんでしょうが。

【1日1新】
初めての場所でBlog更新
会社近くのマック

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